Excel ist ein oft verwendetes Kalkulationsprogramm, dass in den Unternehmen eine entscheidende Rolle einnimmt. Die individuelle Softwareentwicklung ist eine Alternative zu den Excellösungen, die zeitweise an ihre Grenzen stoßen: Mehr Nutzer und steigende Mengen an Daten wirken sich negativ auf den Zugriff aus. Manipulation der Daten oder Defizite in der Rechteverwaltung setzen der Software zusätzliche Grenzen. Automatische und mathematische Rechenoperationen lassen sich mit der beliebten Excel-Softwarelösung meistern. Aktuelle Inhalte der Tabellen werden sich durch Bezüge verknüpft. Daraus resultierende Statistiken lassen sich anschaulich darstellen. In den Hauptspeicher werden alle Daten beim Öffnen geladen. Lediglich ein kleiner Teil der Daten wird direkt in den Hauptspeicher geladen, nämlich genau der Teil, mit dem gerade wird. Verfügbare Speicherkapazitäten setzen den Nutzern in Hinsicht auf die Datenmenge Grenzen. Die Steigerung der Datenmenge hat zusätzlich negativen Einfluss auf die Geschwindigkeit beim Laden der Daten. Viel User möchte die Menge der Daten steigern, stoßen aber an die Grenzen der Excel-Speicherkapazität.
Excel ist erweitert worden
Um eine weitere Datenbank-Funktion ist Excel erweitert worden. Kleinere Datenbank-Anwendungen lassen sich nun durch die Erweiterungsfunktion bedienen. Die Vorteile des einfachen Austausches liegen darin, dass die Datenbank am Anfang relativ klein ist. Im Laufe der Zeit wird die Dantemenge immer größer, der Austausch dauert länger. Nachträglich ein professionelles Datenbanksystem in die Exceldatenbank einzupflegen ist wesentlich zeitaufwendiger. Bei mehreren Nutzern kommt der Zeitaufwand für die Rechteverwaltung hinzu. Mit der Sharepoint-Verwaltung lässt sich das Problem mit der Speicherkapazität reduzieren. Trotzdem ist das Problem der Datenmanipulierung noch nicht komplett gebannt und die Lizenzgebühren erhöhen die monatlichen Kosten.
Die Datenmenge steigern und die Zugriffszeit verkürzen
Access gehört zu den File-Server Systemen, die die Speicherung der wichtigen Daten im Netzwerk beinhalten. Mehr als eine Person kann auf die Daten zugreifen, mit einem kleinen Personenkreis und kleinen Datenbanken lässt sich auf diese Art und Weise gut arbeiten. Die Zugriffszeit steigt mit der Anzahl der Nutzer und der benötigten Datenmenge an. Die individuelle Softwareentwicklung kann die Zugriffszeit deutlich senken. Excel Datenbanken lassen sich in Access Datenbanken umwandeln. Falls sich die Zahl der Anwender und die Datenmenge konstant hält, lohnt sich die Umwandlung. Beim Client-Server-System ist der Sachverhalt anders: Die einzelnen Programme sind getrennt, die Entwicklung dieser Datenbank-Anwendungen nimmt etwas Zeit in Anspruch. Danach bietet die Anwendung die gewünschte Datensicherheit, schnelle Zugriffszeiten und eine stabile Laufgeschwindigkeit.
Fazit
Mit der Menge der bearbeiteten Daten und der Anzahl der Nutzer steigt die Zugriffszeit grundsätzlich an. Die File-Server-Lösung ist nicht ganz so effektiv wie die Client-Server-System, haben einige User im Alltagstest bemerkt. Relationale Datenbanksysteme oder individuelle Softwarelösungen setzen dem Software- Problem ein Ende.